การใช้โฟลเดอร์ใน Outlook

• อาจ 20, 2024

อีเมลได้กลายเป็นทางเลือกของการสื่อสารแทนที่ตัวอักษรบันทึกและโทรศัพท์ ในขณะที่การสื่อสารทางอีเมลมีข้อดีเช่นการสื่อสาร 24/7 การติดตามการสนทนาและการเดินทางไปที่ทำการไปรษณีย์ยังมีข้อเสียมากมายในการใช้อีเมลแทนการสื่อสารแบบดั้งเดิม สิ่งเหล่านี้รวมถึงการโอเวอร์โหลดข้อมูลการสื่อสารอย่างต่อเนื่องและไม่เหมือนกับการโทรศัพท์ที่เมื่อคุณวางสายเกินอีเมลจะยังคงอยู่ในบัญชีของคุณเพื่อรอการลบหรือยื่นซึ่งนำไปสู่กล่องจดหมายล้น

(หมายเหตุ: ฉันมีคนที่มีรายการอีเมลมากกว่า 15,000 รายการในกล่องจดหมายของพวกเขาตอนนี้มันล้น!)

มีหลายวิธีที่สามารถใช้เพื่อช่วยในการจัดระเบียบและล้างกล่องจดหมายของคุณพร้อมกับวิธีการที่สามารถช่วยให้คุณจัดระเบียบเพื่อให้กล่องจดหมายของคุณไม่เติบโต

วิธีแรกที่เราจะสำรวจคือการใช้โฟลเดอร์ โฟลเดอร์ใน Outlook นั้นเทียบเท่ากับโฟลเดอร์ใน Windows - มันถูกใช้เป็นเฮ้าส์และจัดการไฟล์หรือในอีเมลกรณีนี้

โฟลเดอร์สามารถซ้อนกันซึ่งช่วยให้คุณสร้างโฟลเดอร์ภายในโฟลเดอร์ที่ช่วยให้การจัดระเบียบง่ายยิ่งขึ้น เพียงระวังอย่าสร้างโฟลเดอร์มากเกินไปมิเช่นนั้นอาจหาตำแหน่งได้ยากในภายหลัง

ในการสร้างโฟลเดอร์ใน Outlook 2003/2007:

1. จาก ไฟล์ เลือกเมนู ใหม่จากนั้น โฟลเดอร์

2. พิมพ์ชื่อของโฟลเดอร์ใน ชื่อ กล่อง

3. ใน โฟลเดอร์ประกอบด้วย เลือกกล่อง จดหมายและรายการโพสต์

   
   

4. เลือกตำแหน่งสำหรับโฟลเดอร์ใหม่

5. คลิกที่ ตกลง

คุณสามารถคลิกขวาที่ Inbox ในแถบการนำทางด้านซ้ายและเลือกโฟลเดอร์ใหม่

วิธีสร้างโฟลเดอร์ใน Outlook 2010:

1. คลิกที่ โฟลเดอร์ แถบ

2. คลิกที่ แฟ้มใหม่

3. ใน โฟลเดอร์ประกอบด้วย เลือกกล่อง จดหมายและรายการโพสต์

4. เลือกตำแหน่งสำหรับโฟลเดอร์ใหม่

5. คลิกที่ ตกลง

คุณสามารถคลิกขวาที่ Inbox ในแถบการนำทางด้านซ้ายและเลือกโฟลเดอร์ใหม่

เมื่อคุณสร้างโครงสร้างโฟลเดอร์แล้วคุณสามารถย้ายอีเมลปัจจุบันและอีเมลใหม่ไปยังโฟลเดอร์ได้โดยการลากและวางอีเมล (อีเมลปัจจุบัน) หรือใช้กฎเพื่อย้ายอีเมลใหม่ไปยังโฟลเดอร์ตามที่ได้รับ

วิธีเพิ่มอีเมลปัจจุบันไปยังโฟลเดอร์:

เลือกอีเมลที่คุณต้องการย้ายไปยังโฟลเดอร์ บันทึก: คุณสามารถเลือกอีเมลได้หลายฉบับโดยกดปุ่ม ctrl ค้างไว้ในขณะที่คลิกอีเมล

คุณสามารถย้ายโฟลเดอร์โดย:

• คลิกขวา ในอีเมลและการเลือก ย้ายไปที่ Folder หรือ

• ลากอีเมลที่เลือกไปยังโฟลเดอร์ปลายทางในการนำทางด้านซ้าย

ต่อไปฉันจะหารือเกี่ยวกับการใช้กฎเพื่อช่วยจัดระเบียบอีเมลของคุณโดยที่คุณไม่ต้องทำอะไรเลย คอยติดตาม!