วิธีที่รวดเร็วในการลดความยุ่งเหยิงของจดหมาย

• อาจ 5, 2024

จำได้ไหมว่าเมื่อจดหมายสนุก ผู้ให้บริการจดหมายที่ประตูอาจหมายถึงโปสการ์ดจากเพื่อนการ์ดอวยพรวันเกิดพิเศษแพ็คเกจหรือนิตยสารใหม่ให้อ่าน นั่นคือวัน! วันนี้ถ้าคุณชอบพวกเรามากที่สุดอะไรที่กระทบกล่องจดหมายของคุณเป็นแรงบันดาลใจให้คร่ำครวญหรือถอนหายใจที่หงุดหงิดบ่อยครั้งกว่าที่มันเป็นแรงบันดาลใจให้กับความสุข

เมลมีแนวโน้มที่จะเป็นหนึ่งในอาการปวดหัวในการจัดระเบียบที่ใหญ่ที่สุดที่ลูกค้าของฉันบ่น และไม่น่าแปลกใจ: ชอบหรือไม่ก็ตามมีจดหมายมาถึงเกือบทุกวันและการอยู่ด้านบนต้องใช้เวลาและความพยายาม แม้ว่าฉันจะไม่มีวิธีแก้ปัญหาที่วิเศษในการทำให้อีเมลหายไป (โดยไม่มีผลกระทบด้านลบ) แต่ฉันก็มีวิธีลดปริมาณอีเมลที่คุณเหลืออยู่ในตอนท้ายของสัปดาห์ อ่านต่อเพื่อดูรายละเอียด

ข้าวสาลีและแกลบ
นี่คือสิ่งที่คุณต้องการสำหรับแบบฝึกหัดนี้: กองจดหมาย ถังขยะรีไซเคิล เครื่องทำลายเอกสาร (หรือกองการทำลายเอกสารที่กำหนด) คลิปหนีบกระดาษไม่กี่ บางทีที่เปิดจดหมายถ้าอย่างฉันคุณมีแนวโน้มที่จะตัดกระดาษ และประมาณ 60 วินาที

นี่คือภารกิจของคุณ: รีไซเคิลหรือทำลายทุกสิ่งจากสแต็คเมลที่คุณไม่ต้องการอย่างชัดเจน คุณไม่จำเป็นต้องดำเนินการกับจดหมาย (เช่นชำระค่าใช้จ่ายหรือตอบจดหมายโต้ตอบ) คุณไม่ต้องอ่านนิตยสารหรือจดหมายข่าว สิ่งที่คุณต้องทำคือกำจัดการโยนที่เห็นได้ชัด

นี่คือวิธีการทำงาน: เริ่มจากสิ่งที่อยู่ด้านบนสุดของสแต็ก หากเป็นซองจดหมายให้เปิด ทำการสแกนอย่างรวดเร็วดึงสิ่งที่คุณไม่ต้องการชัดเจนรีไซเคิล / ทำลายมันและตั้งสำรองสิ่งที่คุณต้องการหรือต้องการเก็บไว้ ตัวอย่างเช่นหากคุณเปิดใบเรียกเก็บเงินให้ดึงใบมีดออกแล้วรีไซเคิล หากการเรียกเก็บเงินเป็นสิ่งที่คุณชำระเงินออนไลน์ให้รีไซเคิลซองจดหมายส่งคืนด้วย นำใบเสร็จกลับคืนไปยังซองจดหมายหรือรีไซเคิลซองจดหมายนั้นด้วยและใช้คลิปหนีบกระดาษเพื่อเก็บบิลไว้ด้วยกัน วางบิลไว้ในกองแล้วเลื่อนไปที่อีเมลชิ้นต่อไป

จำไว้ว่าเป้าหมายหลักของคุณคือไม่ต้องดูแลทุกสิ่งที่คุณต้องทำกับจดหมายของคุณทันที มันคือการกำจัดสิ่งที่เห็นได้ชัด อะไรที่เหมาะกับหมวดหมู่นั้น

• ใบแจ้งยอดบิลและบัญชีธนาคาร (เช่นข่าวจาก บริษัท ยูทิลิตี้ของคุณ)
  
• ซองจดหมายภายนอกสำหรับใบเรียกเก็บเงิน (เว้นแต่คุณจะใช้เพื่อระงับใบเรียกเก็บเงิน)
  
• หนังสือเวียนสำหรับร้านค้าที่คุณไม่ได้ซื้อสินค้าที่
  
• คำขอบริจาคจากองค์กรที่คุณไม่สนใจให้การสนับสนุน
  
• บัตรเครดิตที่ไม่ต้องการรีไฟแนนซ์สินเชื่อบ้านและข้อเสนอทางการเงินอื่น ๆ (อย่าลืมทำลายสิ่งเหล่านี้)
  
• นิตยสารแคตตาล็อกและจดหมายข่าวที่คุณไม่ต้องการอ่าน
  

การกำจัดสิ่งเหล่านี้ใช้เวลาน้อยมากและสามารถลดปริมาณจดหมายของคุณได้อย่างมาก (ลูกค้าของฉันบางคนสามารถกำจัดได้ 50% หรือมากกว่าเมื่อเราออกกำลังกาย)

ใช่ ๆ. ฉันรู้ว่า.
ดังนั้นตกลง: ฉันรู้ว่าเมื่อถึงเวลาที่จดหมายมาถึงหรือตามเวลาที่คุณกลับถึงกองจดหมายที่ปรากฏขึ้นแสดงว่าคุณมีเวลาเต็มวันแล้ว อาจมีสัตว์เลี้ยงหนึ่งหรือสองตัวเด็กหนึ่งหรือสองคนหรือบางกลุ่มรวมกันเพื่อส่งความสนใจของคุณ คุณอาจมีการเตรียมอาหารในสมอง บางทีคุณกำลังพยายามที่จะสลัดวันทำงานที่เครียด ฉันรู้ว่ามีสาเหตุหลายประการที่ทำให้ไม่จำเป็นต้องรีบอ่านจดหมายในแต่ละวันในทันที

หากคุณล้นมืออย่างแท้จริงเมื่อคุณเดินเข้าประตูอย่ากังวลกับการทำจดหมายทันที มุ่งเน้นไปที่การทำสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อรักษาตนเองและครอบครัวของคุณ แต่ใช้ความพยายามร่วมกันที่จะใช้เวลานาที - และฉันหมายถึง 60 วินาที - เพื่อทำจดหมายด่วนก่อนที่คุณจะโดนหญ้าแห้ง มันเหมือนการกินวิตามินทุกวัน: แน่นอนว่ามันเป็นอย่างอื่นที่จะเพิ่มในรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ แต่ใช้เวลาน้อยมากและผลตอบแทนก็คุ้มค่า ในตอนท้ายของสัปดาห์คุณจะมีกองจดหมายที่จัดการได้มากขึ้นและการทำงานผ่านมันจะง่ายขึ้น