การใช้โฟลเดอร์ค้นหาเพื่อจัดระเบียบเมล Outlook

• เมษายน 26, 2024

อีเมลได้กลายเป็นวิธีการสื่อสารที่สำคัญเนื่องจากใช้งานง่ายและการแลกเปลี่ยนข้อความอย่างรวดเร็ว ปัญหาเกี่ยวกับการใช้อีเมลเป็นเครื่องมือสื่อสารกำลังติดตามข้อความทั้งหมด - โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อจำนวนข้อความเริ่มเพิ่มขึ้น โชคดีที่ Outlook มีเครื่องมือหลายอย่างเพื่อช่วยจัดการข้อความอีเมลซึ่งเป็นหนึ่งในเครื่องมือเหล่านี้คือโฟลเดอร์การค้นหา

Search Folders จัดเตรียมวิธีการจัดระเบียบข้อความตามเกณฑ์การค้นหาที่ระบุ Outlook จะตั้งค่าด้วยโฟลเดอร์การค้นหาสามโฟลเดอร์โดยค่าเริ่มต้น - เมลที่ยังไม่ได้อ่าน, สำหรับการติดตามและจดหมายขนาดใหญ่ - เหล่านี้จะอยู่ที่แถบนำทางภายใต้โฟลเดอร์การค้นหา สามารถสร้างโฟลเดอร์การค้นหาเพิ่มเติมเพื่อแสดงข้อความตามเกณฑ์อื่น ๆ เช่น:

• ข้อความพร้อมไฟล์แนบ
• ข้อความจากผู้ส่งที่แน่นอน
• ข้อความที่ทำเครื่องหมายด้วยหมวดหมู่เฉพาะ
• ข้อความจากวันที่แน่นอน

Search Folder เป็นโฟลเดอร์เสมือนนั่นคือข้อความจะไม่ถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ แต่ในกล่องจดหมายเข้าและโฟลเดอร์อื่น ๆ โฟลเดอร์ค้นหาทำหน้าที่ผู้ดูข้อความที่กระจัดกระจายเหล่านี้และแสดงข้อความตามเกณฑ์การค้นหา

เมื่อสร้างโฟลเดอร์การค้นหามีสองตัวเลือกสำหรับการสร้างโฟลเดอร์ - โฟลเดอร์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าและโฟลเดอร์การค้นหาแบบกำหนดเอง โฟลเดอร์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าจะขึ้นอยู่กับชุดของเกณฑ์ที่มีการกำหนดไว้แล้วในขณะที่โฟลเดอร์การค้นหาที่กำหนดเองจะช่วยให้การแสดงออกของการค้นหาที่มีรายละเอียดมากขึ้น

เมื่อสร้างโฟลเดอร์การค้นหาที่กำหนดเองแล้วโฟลเดอร์จะสามารถใช้งานได้ภายใต้ค้นหาโฟลเดอร์บนแถบนำทางและสามารถใช้งานได้ทุกเวลา หากไม่ต้องการโฟลเดอร์การค้นหาที่กำหนดเองคุณสามารถลบโฟลเดอร์ได้ - ข้อความจะไม่ถูกลบ นอกจากนี้หากโฟลเดอร์การค้นหาที่กำหนดเองไม่ได้ให้ผลลัพธ์การค้นหาที่คาดไว้คุณสามารถแก้ไขโฟลเดอร์เพื่อเปลี่ยนเกณฑ์ได้

ด้านล่างนี้เป็นขั้นตอนการสร้างแก้ไขและลบโฟลเดอร์การค้นหา

สร้างโฟลเดอร์การค้นหาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า:

1. ไฟล์ | ใหม่ | ค้นหาโฟลเดอร์
2. เลือก การค้นหาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า จากรายการและคลิก ตกลง
3. ใหม่ ค้นหาโฟลเดอร์ ถูกสร้างภายใต้ ค้นหาโฟลเดอร์ ในแถบการนำทาง

สร้างโฟลเดอร์การค้นหาที่กำหนดเอง:

1. ไฟล์ | ใหม่ | ค้นหาโฟลเดอร์
2. เลื่อนไปที่ด้านล่างและเลือก สร้างโฟลเดอร์การค้นหาที่กำหนดเอง
3. คลิกที่ เลือก
4. ตั้งชื่อ Custom Search
5. คลิกที่ เกณฑ์
6. กำหนดเกณฑ์โฟลเดอร์ที่กำหนดเอง
7. คลิกที่ ตกลง สามครั้ง

ใหม่ ค้นหาโฟลเดอร์ ถูกสร้างภายใต้ ค้นหาโฟลเดอร์ ในแถบการนำทาง

ปรับเปลี่ยนโฟลเดอร์การค้นหาที่กำหนดเอง:

1. ใน ค้นหาโฟลเดอร์ บนแถบนำทางให้ไฮไลต์ ค้นหาโฟลเดอร์ ในการปรับเปลี่ยน
2. คลิกขวา | เลือก ปรับแต่งโฟลเดอร์การค้นหานี้
3. ทำการเปลี่ยนแปลงกับโฟลเดอร์
4. คลิกที่ ตกลง

ลบโฟลเดอร์การค้นหาที่กำหนดเอง: