การใช้กฎ Outlook เพื่อจัดระเบียบจดหมาย

• อาจ 19, 2024

ก่อนหน้านี้ฉันเขียนเกี่ยวกับการจัดระเบียบจดหมาย Outlook ของคุณโดยใช้โฟลเดอร์ (ดูลิงก์ด้านล่างสำหรับบทความ) และแม้ว่านี่จะเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดระเบียบจดหมายของคุณ แต่ก็ยังต้องการให้คุณย้ายข้อความไปยังโฟลเดอร์ที่ถูกต้องด้วยตนเอง เกิดอะไรขึ้นถ้ามีวิธีที่ง่ายกว่า

ข่าวดี! มีวิธีที่ง่ายกว่า!

หากคุณใช้ Outlook คุณจะสามารถสร้างกฎซึ่งเป็นชุดของการกระทำเงื่อนไขหรือข้อยกเว้นที่เกิดจากการกระทำหรือกิจกรรมเพื่อช่วยจัดระเบียบอีเมลของคุณ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถสร้างกฎที่ย้ายอีเมลใด ๆ จากเจ้านายของคุณไปยังโฟลเดอร์ที่ชื่อว่า Ignore - แม้ว่านั่นอาจไม่ใช่อาชีพที่ดีที่สุด!

กฎสามารถใช้เพื่อย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์โดยอัตโนมัติลบอีเมลจากการส่งที่ระบุตอบกลับอีเมล - ความเป็นไปได้ไม่มีที่สิ้นสุดขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณต้องการให้สำเร็จ แนวคิดพื้นฐานที่อยู่เบื้องหลังการสร้างกฎมีดังนี้:

• ตรวจสอบทริกเกอร์ (อีเมลที่ได้รับอีเมลที่ส่งและอื่น ๆ )
• กำหนดการกระทำ (ลบอีเมลย้ายอีเมลตอบกลับอีเมล ฯลฯ )
• กำหนดข้อยกเว้น - ข้อความที่จะไม่ใช้กฎ

ในการตั้งค่ากฎใน MS Outlook:

1. เลือก เครื่องมือ
2. คลิก ในกฎและการแจ้งเตือน
3. คลิกที่ ใหม่กฎ

ณ จุดนี้คุณจะได้รับแจ้งให้สร้างกฎจากแม่แบบหรือเริ่มต้นด้วยกฎว่างเปล่า หากคุณกำลังสร้างกฎพื้นฐาน (เช่นย้ายไปที่โฟลเดอร์) เลือกแม่แบบและคลิกถัดไป หากคุณต้องการสร้างกฎตั้งแต่เริ่มต้นให้เลือกเริ่มจากกฎเปล่าและทำตามตัวช่วยสร้างซึ่งจะนำคุณไปทีละขั้นตอนตลอดกระบวนการสร้างกฎใหม่

เมื่อตั้งค่ากฎแล้วจะเป็นการดีที่จะทดสอบกฎเพื่อให้แน่ใจว่าทำงานได้อย่างถูกต้อง - (ไม่ใช่กฎทั้งหมดที่สามารถทดสอบได้ง่ายเช่นกฎตอบกลับอัตโนมัติ) หากคุณกฎสำหรับการย้ายไฟล์ไปยังโฟลเดอร์คุณสามารถทดสอบกฎโดยเลือกข้อความที่มีเกณฑ์ที่เหมาะสมสำหรับกฎและเลือกเรียกใช้กฎนี้ทันที

ในขณะที่คุณสามารถดูกฎจะมีประโยชน์มากในการพยายามทำให้เชื่องข้อความของคุณบ้า ดูที่กล่องจดหมายของคุณและใช้เวลาสักครู่เพื่อพิจารณาว่าคุณสามารถใช้กฎใดในการจัดการและจัดเก็บอีเมลของคุณได้เร็วขึ้นง่ายขึ้นและเป็นอัตโนมัติ!