การเขียนรายงานคู่มือการใช้ต้นฉบับและเอกสารทางวิชาการ

• อาจ 5, 2024

การทำงานกับเอกสารที่มีขนาดยาวอาจเป็นงานที่ต้องจัดการ แต่ MS Word มีคุณสมบัติหลายอย่างที่คุณสามารถใช้เพื่อจัดการกระบวนการ คุณสมบัติเหล่านี้หลายอย่างสามารถใช้ร่วมกันได้หลายวิธีเพื่อให้โครงการของคุณจัดการได้ง่ายขึ้น

บุ๊คมาร์ค (เชื่อมโยงหลายมิติ)
ที่คั่นหน้า (ไฮเปอร์ลิงก์) ในเอกสารของคุณมีประโยชน์เมื่อเอกสารของคุณมีข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับหัวข้อ ตัวอย่างเช่น: ภายในคู่มือผลิตภัณฑ์สำหรับกล้อง ในตอนต้นของคู่มือคุณจะหารือเกี่ยวกับตำแหน่งที่ปุ่มชดเชยแสงอยู่บนกล้อง คุณสามารถวางบุ๊กมาร์กไว้ในส่วนของคู่มือที่คุณจะหารือเกี่ยวกับวิธีตั้งค่าชดเชยแสง เทคนิคนี้ช่วยให้ผู้อ่านข้ามไปยังส่วนของเอกสารอย่างรวดเร็วซึ่งเขา / เธอสามารถรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณสมบัติได้

การอ้างอิงโยง
คล้ายกับบุ๊กมาร์กการอ้างอิงโยงช่วยให้ผู้อ่านข้ามไปยังตำแหน่งอื่นภายในเอกสารที่พวกเขาสามารถค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับหัวข้อ การอ้างอิงโยงสามารถทำได้กับตัวเลขที่คั่นหน้าคำอธิบายภาพส่วนหัววรรคที่มีหมายเลขหมายเลขหน้า ฯลฯ ความสวยงามของฟีเจอร์นี้คือ Word จะไม่อนุญาตให้คุณอ้างถึงหน้าหรือส่วนหัวที่ไม่มีอยู่ในเอกสาร

การสรุปความ
การทำงานกับคุณสมบัติเค้าร่างเอกสารต้องใช้ส่วนหัวที่สอดคล้องกันตลอดทั้งเอกสารของคุณ วิธีนี้ใช้งานได้ดีเมื่อคุณมีหมวดหมู่ที่สำคัญพร้อมชุดหัวข้อย่อย ตัวอย่างเช่นคุณอาจมีส่วนหัวของบทที่มีหลายส่วนภายในบท แต่ละส่วนอาจมีหลายหัวข้อที่สร้างลำดับชั้นของส่วนหัว วิธีนี้ใช้ได้ผลดีที่สุดเมื่อคุณกำหนดสไตล์ให้กับแต่ละระดับหัวเรื่อง มุมมองเค้าร่างช่วยให้คุณสามารถยุบเอกสารลงในระดับหัวเรื่องเพื่อให้ได้ภาพในทันทีว่าการไหลของแต่ละส่วนเป็นอย่างไร ในมุมมองเค้าร่างคุณสามารถประเมินว่าเอกสารถูกเขียนอย่างมีเหตุผล คุณลักษณะในมุมมองโครงร่างยังอนุญาตให้คุณจัดการโครงร่างโดยการลดระดับและเลื่อนระดับหัวเรื่องรวมถึงจัดเรียงเอกสารใหม่

เอกสารหลักและเอกสารย่อย
ต้นฉบับต้องใช้เครื่องมือที่มีประสิทธิภาพยิ่งกว่าซึ่ง Word จัดเตรียมไว้ให้พร้อมกับคุณสมบัติ Master และ SubDocuments คุณจะใช้คุณสมบัตินี้สำหรับจัดระเบียบโครงการขนาดใหญ่เช่นต้นฉบับหนังสือ ด้วยเครื่องมือนี้คุณสามารถแบ่งโครงการขนาดใหญ่ออกเป็นเอกสารย่อยที่จัดการได้ง่ายขึ้น เอกสารหลักเชื่อมโยงไปยังเอกสารย่อยที่เกี่ยวข้องเช่นว่าเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเอกสารย่อยเอกสารหลักจะได้รับการอัพเดทและในทางกลับกัน เอกสารย่อยแต่ละรายการมีการเชื่อมโยงหลายมิติในเอกสารหลักทำให้คุณสามารถเปิดเอกสารย่อยจากเอกสารหลักได้ เนื่องจากการเชื่อมโยงคุณสามารถสร้างสารบัญการทำดัชนีการอ้างอิงโยงหัวกระดาษและท้ายกระดาษเพื่อนำไปใช้กับเอกสารย่อยทั้งหมดได้จากภายในเอกสารหลัก

ตัวเลขกราฟและตาราง
ผลงานทางวิชาการมักใช้ตัวเลขกราฟและตารางเพื่อแสดงจุดที่อยู่ภายในข้อความ ตารางตัวเลข, กราฟ, ตาราง ฯลฯ อาจเป็นประโยชน์ต่อผู้อ่านของคุณ คุณสมบัตินี้จะสร้างตารางโดยอัตโนมัติคล้ายกับสารบัญ กุญแจสำคัญในการใช้คุณสมบัตินี้คือการใส่คำบรรยายภาพในแต่ละรูปกราฟและตารางที่คุณต้องการรวมไว้ในตารางอ้างอิง มีตัวเลือกการจัดรูปแบบหลายแบบสำหรับการสร้างตารางซึ่งรวมถึงความสามารถในการแสดงหมายเลขหน้าการจัดตำแหน่งหมายเลขหน้าการแสดงป้ายชื่อและหมายเลขและผู้นำแท็บ

สารบัญ (TOC)
สารบัญมีประโยชน์มากที่สุดในคู่มืออ้างอิง ผู้อ่านชื่นชมการมี TOC เพื่อช่วยให้พวกเขาค้นหาข้อมูลในเอกสารที่สำคัญที่สุดสำหรับพวกเขา การสร้างสารบัญใน Word เป็นเรื่องง่ายหากคุณสอดคล้องในการใช้สไตล์กับส่วนหัวและส่วนอื่น ๆ ของเอกสารที่คุณต้องการรวมไว้ในสารบัญ เมื่อเอกสารของคุณมีหัวเรื่องหลายระดับ TOC ควรถูก จำกัด ไว้ที่ระดับหัวเรื่องสามระดับแรกมิฉะนั้นอาจซับซ้อนเกินไปที่จะเป็นประโยชน์ โดยทั่วไปคุณจะสร้าง TOC ในส่วนแยกของเอกสารของคุณที่จุดเริ่มต้นของเอกสารของคุณ การสร้างส่วนแยกช่วยให้คุณเริ่มต้นการกำหนดหมายเลขเนื้อหาเอกสารในหน้า 1 โดยไม่ต้องมีหน้าของสารบัญที่ซับซ้อนในการกำหนดหมายเลขหน้า คุณสามารถรวม TOC กับบุ๊คมาร์คหรือไฮเปอร์ลิงก์เพื่อให้ผู้อ่านสามารถข้ามทิศทางไปยังหัวข้อที่ต้องการ

การจัดทำดัชนี
การจัดทำดัชนีเอกสารอ้างอิงมีประโยชน์มาก การรวมไว้ในเอกสารช่วยให้ผู้อ่านสามารถค้นหาแนวคิดและหัวข้อเฉพาะได้อย่างง่ายดาย โดยปกติจะอยู่ในส่วนที่ด้านหลังของเอกสารและให้การอ้างอิงหน้าสำหรับแนวคิดหลักที่มีอยู่ในเอกสาร คุณลักษณะนี้ใช้งานง่าย แต่งานที่ยากสำหรับผู้เขียนคือการกำหนดว่าอะไรคือคำหัวข้อหรือแนวคิดที่เหมาะสมในการจัดทำดัชนี ดัชนีที่ดีคิดออกดี ในการใช้คุณสมบัตินี้อย่างมีประสิทธิภาพคำหรือหัวข้อที่จะอยู่ในดัชนีจะต้องมีการทำเครื่องหมายในเอกสาร ขึ้นอยู่กับความยาวของเอกสารนี่อาจเป็นการออกกำลังกายที่น่าเบื่อ แต่ก็คุ้มค่าสำหรับผู้อ่านของคุณ

เชิงอรรถและอ้างอิงท้ายเรื่อง
งานที่ต้องใช้แรงงานคนอื่นในเอกสารทางวิชาการหรือเอกสารอ้างอิงยาว ๆ คือการจัดการเชิงอรรถและอ้างอิงท้ายเรื่อง คุณสมบัติเชิงอรรถและอ้างอิงท้ายเรื่องของ Word ทำให้การกำหนดหมายเลขและการจัดรูปแบบของการอ้างอิงที่สำคัญเหล่านี้เป็นเรื่องง่าย แต่คุณต้องแสดงรายการผู้แต่งผลงานผู้จัดพิมพ์และวันที่เผยแพร่อย่างถูกต้องสำหรับการอ้างอิงแต่ละรายการ เชิงอรรถและอ้างอิงท้ายเรื่องภายในเอกสารของคุณจะต้องมีการทำเครื่องหมายอย่างเหมาะสม อย่างไรก็ตาม Word ใช้งานการแทรกเชิงอรรถหรืออ้างอิงท้ายเรื่องในคำสั่งและตำแหน่งที่เหมาะสมในเอกสาร