ข้อดีและข้อเสียบางประการของระบบจัดเก็บข้อมูลแบบแพคเกจ

• อาจ 17, 2024

การจัดการและการจัดเก็บเอกสารอยู่ใกล้ด้านบนสุดของเกือบทุกคนในรายการงานจัดระเบียบที่มีคนเกลียดที่สุดบ่อยครั้งเพราะพวกเขาเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจที่ไม่มีวันจบสิ้น: ฉันต้องทำอะไร ฉันต้องเก็บไว้นานแค่ไหน? มันควรจะไปที่ไหน ฉันควรเรียกโฟลเดอร์ที่ฉันเก็บไว้ว่าอย่างไร

ชุดระบบไฟล์ที่จัดแพคเกจบางครั้งอาจเป็นวิธีที่มีประโยชน์ในการจัดการกับกระดาษให้หมดเนื่องจากมันบอกคุณได้อย่างถูกต้องว่าจะจัดเก็บสิ่งต่าง ๆ ใช้เวลานานแค่ไหนในการเก็บรักษาและสิ่งที่จะติดป้ายโฟลเดอร์ อย่างไรก็ตามมีข้อเสียอยู่เล็กน้อยเช่นกัน นี่คือการดูข้อดีและข้อเสียของระบบเดียวที่ฉันลองใช้
ชุดเครื่องมือวางแผนการเงินโดย Homefile

มีอะไรในชุด
ชุดการวางแผนทางการเงินของ Homefile ประกอบด้วยการ์ดแบ่งไฟล์ยี่สิบสองดัชนีค้นหาอย่างรวดเร็วและคู่มือที่มีคำแนะนำเกี่ยวกับการใช้ระบบรวมถึงพื้นที่ในการบันทึกสิ่งต่าง ๆ เช่นข้อมูลบัญชีข้อมูลการประกันและข้อมูลส่วนบุคคล

มันทำงานอย่างไร
บัตรแบ่งไฟล์ของชุดการวางแผนทางการเงินแต่ละใบจะมีแท็บที่แสดงรายการหมวดหมู่เฉพาะ - การประกันภัย: สุขภาพและความพิการเช่น; ตัวการ์ดเองนั้นมีรายละเอียดว่าเอกสารประเภทใดควรเข้าไปในไฟล์นั้นเอกสารใดควรไปในไฟล์อื่นและระยะเวลาที่จะเก็บเอกสารที่คุณเก็บไว้

คุณวางการ์ดแบ่งไฟล์แต่ละไฟล์ลงในโฟลเดอร์แฟ้มลอยจากนั้นเติมโฟลเดอร์นั้นด้วยเอกสารที่ระบุในการ์ด (บางหมวดหมู่เช่นบัญชีธนาคารมีความกว้างพอที่ชุดแนะนำให้ใช้โฟลเดอร์แฟ้มมะนิลาภายในโฟลเดอร์ที่แขวนเพื่อแยกเอกสารสำหรับบัญชีต่าง ๆ ) บัตรดัชนีฉบับย่อและคู่มือไปในโฟลเดอร์แฟ้มที่แขวนอยู่ด้านหน้าทุกอย่าง อื่น; เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการจัดเก็บหรือดึงกระดาษดัชนีจะบอกให้คุณดู

สิ่งที่ฉันชอบเกี่ยวกับระบบ
เมื่อเร็ว ๆ นี้ฉันตัดสินใจที่จะนำชุดของ Homefile ไปทดสอบ ทำตามคำแนะนำในคู่มือฉันตั้งค่าระบบการจัดเก็บใหม่และยื่นเอกสารของฉันอีกครั้งตามหมวดหมู่และแนวทางในชุด เนื่องจากฉันไม่จำเป็นต้องตัดสินใจว่าจะเก็บไฟล์ที่ไหนและไม่จำเป็นต้องทำป้ายกำกับสำหรับโฟลเดอร์ที่แขวน (นั่นคือสิ่งที่แท็บบนการ์ดใช้) กระบวนการจึงค่อนข้างรวดเร็ว

เมื่อฉันย้ายเอกสารไปรอบ ๆ ฉันพบว่ามีบางหมวดหมู่ที่ฉันจัดเก็บแยกไว้ก่อนหน้า - เช่นใบแจ้งยอดบัตรเครดิตและรายงานเครดิต - ทำให้รู้สึกรวมกันมากขึ้นตามที่ชุดแนะนำ ฉันยังคิดว่าดัชนีนั้นค่อนข้างมีประโยชน์: แทนที่จะต้องจำที่ฉันจะวางกระดาษเฉพาะฉันก็สามารถดูได้จากดัชนี นี่อาจเป็นตัวช่วยประหยัดเวลา

สมุดงานชี้ให้เห็นว่าระบบนี้อาจเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับผู้ที่มีไฟล์ในหลาย ๆ สถานที่ (เช่นที่อยู่อาศัยหลักและบ้านพักตากอากาศ) และผู้ที่รับผิดชอบไฟล์หลายชุด (เช่นของตนเองและของผู้สูงอายุ) ฉันเห็นด้วย. ชุดนี้สามารถขจัดความจำเป็นในการบูรณาการล้อในแง่ของการจัดเก็บ

ข้อเสีย
ยิ่งฉันได้สร้างระบบการจัดเก็บข้อมูลของฉันมากขึ้นเท่าไรฉันก็ยิ่งตระหนักถึงสิ่งต่างๆเกี่ยวกับชุดอุปกรณ์ที่ไม่ได้นั่งกับฉัน:

• สำหรับผู้เริ่มมีความแตกต่างและครอสโอเวอร์ที่สับสนระหว่างหมวดหมู่ - ประกาศนียบัตรจะถูกจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์ส่วนบุคคลเช่นในขณะที่ใบรับรองผลการเรียนไปในโฟลเดอร์ Schools & Childcare (แต่ตอนนี้ฉันไม่ได้อยู่ในโรงเรียนและไม่ มีลูก ๆ )
  
• โดยทำตามคำแนะนำของชุดฉันต้องทำการเปลี่ยนแปลงหลายอย่างที่ดูเหมือนจะไม่สมเหตุสมผลสำหรับฉัน ตัวอย่างเช่นใบเสร็จรับเงินสำหรับการซื้อสินค้าขนาดใหญ่ซึ่งโดยปกติฉันจะเก็บไว้กับข้อมูลการประกันของผู้เช่าของฉัน (เพราะฉันจะดูกลับไปที่พวกเขาหากฉันจะเรียกร้อง) จะหมายถึงการยื่นการรับประกันและคู่มือผู้ใช้
  
• ฉันพบว่าบางหมวดหมู่ยังขาดอยู่ ยกตัวอย่างเช่นไม่มีการบ่งชี้ถึงสถานที่ที่จะยื่นสิ่งต่าง ๆ เช่นตั๋วเงินที่เกิดขึ้นซ้ำ (สาธารณูปโภคโทรศัพท์และอื่น ๆ ) - และแม้ว่าเวิร์กบุ๊กจะมีพื้นที่ในการปรับแต่งดัชนีเมื่อคุณเจอเอกสารที่ไม่ได้ระบุไว้ในเอกสาร หมวดหมู่สิ่งนี้สามารถเอาชนะวัตถุประสงค์ของระบบที่มีการตัดสินใจล่วงหน้าสำหรับคุณ
  
• ในที่สุดฉันก็พบว่าระบบโลจิสติกส์บางอย่างไม่สมบูรณ์ ชุดแนะนำให้ยื่นแบบแสดงรายการภาษีเงินได้คืนและข้อมูลสนับสนุนในโฟลเดอร์ แต่สิ่งใดก็ตามยกเว้น 1040 พื้นฐานที่สุดน่าจะเติมหนึ่งโฟลเดอร์ที่แขวนอยู่เพื่อล้น ตัวการ์ดเองนั้นสูงเกินไปเล็กน้อย: เมื่อฉันวางมันไว้ในแฟ้มแขวนที่มีไฟล์มะนิลาเต็มแม้แต่ไฟล์เดียวฉันก็ไม่สามารถปิดส่วนบนของกล่องไฟล์ที่ฉันใช้
  

บรรทัดล่างสุด
หากคุณมีระบบจัดเก็บข้อมูลประเภทใดอยู่แล้วคุณอาจพบว่ามันยากอย่างที่ฉันเคยทำเพื่อแทนที่ความโน้มเอียงตามธรรมชาติของคุณเมื่อมันมาถึงการตัดสินใจว่าจะยื่นที่ไหน ชุดไขว้ที่สร้างความสับสนในบางครั้งระหว่างหมวดหมู่อาจทำให้หงุดหงิด คุณอาจต้องใจแข็งถ้าคุณมีเอกสารที่ไม่ตกอยู่ในประเภทการจัดเก็บเอกสารแบบดั้งเดิม

ในทางกลับกันชุดนี้ใช้งานได้ดีในการคาดการณ์หมวดหมู่การยื่นสำคัญส่วนใหญ่และระบุสิ่งที่เกิดขึ้นในแต่ละหมวดหมู่อย่างชัดเจนไม่ได้และเมื่อปลอดภัยที่จะลบเนื้อหาของแต่ละโฟลเดอร์ นอกจากนี้ยังติดตั้งง่ายและไม่ต้องใช้อุปกรณ์นอกเหนือจากอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลพื้นฐาน หากคุณรู้สึกสับสนกับกระดาษและรู้สึกเป็นอัมพาตเพราะคิดว่าจะต้องตัดสินใจว่าจะไปที่ไหนหรือถ้าคุณแค่ต้องการระบบการยื่นเอกสารขั้นพื้นฐานตรงไปตรงมาชุดวางแผนทางการเงินอาจเป็นเพียงตั๋ว