การจัดระเบียบอีเมล - การเรียงลำดับ & การกำจัดวัชพืช

• เมษายน 29, 2024

อีเมลอาจไม่ทำให้เกิดความยุ่งเหยิงในพื้นที่ทางกายภาพของคุณ แต่อาจเป็นสาเหตุของความเครียดความไม่พอใจและอาการปวดหัวเมื่อพะเนินเทินทึก ด้วยการควบคุมอีเมลของคุณคุณสามารถช่วยให้มั่นใจได้ว่ามันจะกลายเป็นเครื่องมือที่ควรจะเป็น - หนึ่งที่ช่วยให้คุณติดต่อและได้รับการแจ้ง - โดยไม่ทำให้เกิดความยุ่งยาก

ขั้นตอนแรกในการสร้างระบบการจัดการการทำงานสำหรับอีเมลของคุณคือการกำจัดข้อความเหล่านั้นที่คุณไม่ต้องการหรือไม่ต้องการอีกต่อไป นี่คือหลักเกณฑ์และพอยน์เตอร์ที่จะช่วยให้คุณย่อขนาดกล่องจดหมายของคุณและกำจัด cruft ดิจิทัล

จะเริ่มที่ไหนดี
บ่อยครั้งที่ง่ายที่สุดและมีประสิทธิภาพมากที่สุดในการเริ่มต้นโดยการเรียงลำดับและกำจัดข้อความอีเมลที่เก่าที่สุดของคุณเนื่องจากมีโอกาสน้อยที่สุดที่จะต้องตรงเวลาและเกี่ยวข้องและหลายคนอาจล้าสมัย หากคุณมีอีเมลค้างจำนวนมากคุณอาจต้องการสร้างโฟลเดอร์ Backlog ทั่วไปเพื่อเก็บข้อความที่คุณต้องการจัดเรียงเพื่อไม่ให้อีเมลในกล่องจดหมายของคุณยุ่งเหยิงจนล้นหลาม

ฉันขอแนะนำให้เริ่มต้นด้วยการเรียงลำดับ 20-30 นาทีซึ่งโดยทั่วไปจะเพียงพอที่จะทำให้คุณก้าวหน้าได้ แต่ไม่มากจนคุณเบื่อหรือเบื่อ หากคุณยังคงเป็นแรงบันดาลใจ มิฉะนั้นหยุดพักและกลับมาอีก 20 นาทีหรือหลังจากนั้น

การสร้างแนวทาง
เช่นเดียวกับเมื่อคุณกำจัดสิ่งอื่น ๆ มันมีประโยชน์ที่จะมีแนวทางปฏิบัติล่วงหน้าสำหรับสิ่งที่คุณพร้อมที่จะมีส่วนร่วมและสิ่งที่คุณต้องการเก็บไว้ นี่คือข้อความอีเมลบางประเภทที่ฉันลบเมื่อฉันกำจัดวัชพืช:

• ข้อความที่ฉันไม่ต้องการรับตั้งแต่แรก (สแปมแน่นอน แต่ยังรวมถึงจดหมายข่าวที่ฉันไม่ได้ลงทะเบียน Forwards ที่ไม่ต้องการและอื่น ๆ )
  
• ข้อความที่มีข้อมูลที่ล้าสมัย (on, say, events ที่ผ่านไปแล้ว)
  
• ข้อความที่ให้ข้อมูล (เช่นจดหมายข่าว) ฉันได้อ่านไปแล้วและไม่น่าจะอ่านอีกเลย
  
• ข้อความที่ให้ข้อมูลฉันยังไม่ได้อ่านที่มีอายุมากกว่า 2 เดือน
  
• ข้อความที่ฉันขาดมันและไม่ต้องการหรือต้องการทำอะไรกับ
  
• ข้อความที่มีข้อมูลสามารถใช้ได้ที่อื่น
  
• ข้อความเวอร์ชันก่อนหน้าซึ่งกลายเป็นส่วนหนึ่งของเธรดที่ยาวขึ้น (นั่นคือถ้าลูกค้าส่งข้อความที่ฉันตอบกลับจากนั้นลูกค้าตอบกลับฉันฉันจะเก็บเฉพาะข้อความล่าสุดที่มีบิตทั้งสามของ จดหมายโต้ตอบในนั้น)
  

ลบออกไป!
ด้วยแนวทางปฏิบัติของคุณให้ตรวจสอบเนื้อหาของกล่องจดหมายด้วยนิ้วมือเหนือปุ่มลบบนแป้นพิมพ์ของคุณพร้อมที่จะกระโจน เนื่องจากอีเมลมีแนวโน้มที่จะอึกทึกว่าเป็นสิ่งเตือนความจำที่คุณต้องทำลองทำแบบฝึกหัดนี้กับรายการสิ่งที่ต้องทำที่อยู่ข้างๆ เมื่อคุณเจอข้อความที่คุณเก็บไว้เพียงเพราะมันทำให้คุณนึกถึงสิ่งที่คุณต้องดูแลเขียนงานนั้นในรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณแล้วลบข้อความ (หรืออย่างน้อยก็ย้ายออกจาก กล่องขาเข้าของคุณไปยังโฟลเดอร์)

ในขณะที่คุณเรียงลำดับอย่าพยายามติดเนื้อหาของข้อความมากเกินไป: หากมีอีเมลที่คุณต้องการอ่านยาว ๆ ให้อ่านบางบรรทัดเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาควรค่าแก่การประหยัดแล้วย้ายไปที่ โฟลเดอร์ To Read ในโปรแกรมอีเมลของคุณ นอกจากนี้ยังมีการแจ้งเตือนสำหรับสิ่งที่ทำให้เสียสมาธิเช่นการคลิกที่ลิงก์ในข้อความและจากนั้นเริ่มมุ่งมั่นในการทำเครื่องมือออนไลน์ หากคุณต้องการตั้งค่าโฟลเดอร์สำหรับ Sites to Visit และจัดเก็บข้อความใด ๆ พร้อมข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการเช็คเอาต์ออนไลน์

ในขณะที่ทำงานให้นึกถึงกล่องรับอีเมลของคุณเหมือนกับกล่องจดหมายจริงบนโต๊ะทำงานของคุณ: ควรมีเพียงข้อความที่คุณยังไม่ได้ตรวจสอบหรือคุณทำงานอย่างแข็งขัน การล้างสิ่งที่คุณไม่ต้องการแล้วและย้ายไปยังโฟลเดอร์ทุกอย่างที่คุณต้องการเก็บไว้เป็นข้อมูลอ้างอิงจะช่วยให้คุณจัดการสิ่งที่ใช้งานได้จริงและเป็นปัจจุบันสำหรับคุณได้ง่ายขึ้น

ในบทความถัดไปในชุดนี้เราจะดูวิธีการจัดเก็บและจัดระเบียบข้อความอีเมลที่คุณเลือกที่จะเก็บไว้ ในสัปดาห์นี้ให้จัดสรรเวลาเพื่อสร้างแนวทางการจัดเรียงและกำจัดวัชพืชของคุณเองแล้วนำไปใช้เพื่อแยกแยะกล่องจดหมายของคุณ