ได้เวลาล้างกล่องจดหมายอีเมลของคุณแล้วหรือยัง?

• อาจ 19, 2024

ไม่ว่าคุณจะทำงานจากที่บ้านหรือทำงานนอกบ้าน 9 ถึง 5 คุณสามารถใช้กล่องจดหมายเข้าของคอมพิวเตอร์เพื่อเก็บข้อความบางส่วนของคุณ หากคุณใช้กล่องจดหมายเข้าเพื่อเก็บถาวรให้จับตาดูพื้นที่เก็บข้อมูลที่เหลืออยู่ของคุณ

อีเมลที่มีไฟล์แนบขนาดใหญ่อาจใช้พื้นที่มาก แม้ว่าจะมีบัญชีอีเมลหลายบัญชีที่เพิ่มความจุให้กับผู้ใช้ แต่ก็เป็นความคิดที่ดีที่จะจัดการกับสิ่งที่คุณกำลังบันทึก บางครั้งการส่งต่อ "เร่งด่วนหรือน่ารัก" จะถูกบันทึกไว้เนื่องจากคุณวางแผนที่จะส่งไปให้เพื่อนหรืออ่านเมื่อคุณมีเวลา หลายเดือนต่อมาคุณพบและรู้ว่ามันไม่น่ารักมากหรือไม่เร่งด่วน หากคุณไม่เพลิดเพลินกับข้อความที่ส่งต่อให้ขอให้เพื่อนของคุณไม่ส่งหรือลบทิ้ง

แทนที่จะทิ้งข้อความไว้ในกล่องจดหมายของคุณคุณอาจต้องการสร้างโฟลเดอร์แทน พิจารณาสร้างโฟลเดอร์ไฟล์เก็บถาวรออนไลน์สำหรับอีเมลสำคัญ

เมื่อล้างอีเมลส่วนบุคคลให้ถามตัวเองว่าฉันต้องการหรือใช้ครั้งสุดท้ายเมื่อใด หากคุณรู้สึกว่ามันสำคัญ แต่ไม่ได้ใช้งานภายใน 6 เดือนให้เก็บถาวร ระบบอีเมลทั้งหมดหรือส่วนใหญ่มีความสามารถในการจัดเก็บไฟล์ขนาดใหญ่ หากอีเมลนั้นมาจากเจ้านายของคุณให้สร้างโฟลเดอร์ที่มีชื่อของเธอและเก็บรายการไว้ที่นั่น หากเป็นบันทึกทั่วไปยืนยันการประชุมและการประชุมเกิดขึ้นอาจไม่จำเป็นต้องใช้บันทึกอีกต่อไปเนื่องจากคุณจะมีหัวข้อการประชุมวันเวลาและชื่อผู้เข้าร่วมในปฏิทินของคุณ บริษัท หลายแห่งมีกฎและข้อบังคับว่าจะสามารถบันทึกเอกสารได้นานเท่าใด อาจใช้กฎเดียวกันกับอีเมล ดังนั้นอ่านกฎและข้อบังคับก่อนที่คุณจะกดปุ่มลบ

บางคนชอบที่จะบันทึกทุกอย่างและบางคนไม่ต้องการจัดการกับการทิ้งสิ่งที่พวกเขาไม่ต้องการ ในที่สุดการปฏิบัติทั้งสองสามารถทำให้เกิดปัญหาเดียวกันกับที่เป็น packrat ในอิฐและสาเหตุของโลกปูน - พื้นที่และปัญหาความยุ่งเหยิง หากคุณพบว่าคุณจำไม่ได้ว่าทำไมคุณถึงบันทึกรายการมันอาจไม่สำคัญ ทำไฟล์เก็บถาวรเบ็ดเตล็ดสำหรับรายการเช่นนี้ระวังว่าคุณจะไม่โยนสิ่งใด ๆ ในหลุมที่มืดมิด

วิธีที่ง่ายในการจัดหมวดหมู่อีเมลสำหรับการเก็บถาวรคือการใช้ฟังก์ชั่นการค้นหาเพื่อดึงรายชื่ออีเมลตามหัวเรื่องหรือชื่อที่เหมาะสม ถ้า Anthony Parks ส่งอีเมลเกี่ยวกับโครงการแฮมิลตันให้ค้นหาโครงการ Anthony Parks หรือ Hamilton เมื่อคุณมีอีเมลให้สร้างโฟลเดอร์ภายใต้ชื่อโครงการหรือชื่อของแต่ละคน

คุณบันทึกจดหมายหรือแบบฟอร์มที่ได้รับเนื่องจากคุณชอบรูปแบบหรือการไหลของภาษาในเอกสารหรือไม่? เป็นความคิดที่ดีที่จะเตรียมร่างทันทีที่คุณทำได้และวางไว้ในโฟลเดอร์ "ฉบับร่าง" ของคุณทันที

การทำความสะอาดอีเมลเล็กน้อยสามารถรักษาไฟล์อีเมลของคุณอย่างเป็นระเบียบและไม่เกะกะ