ออกแบบตารางและติดกับมัน!

• อาจ 19, 2024

เมื่อฉันทำงานให้กับ บริษัท ขนาดเล็กมากและเช่นเดียวกับธุรกิจขนาดเล็กฉันต้องสวมหมวกหลายใบ เพราะฉันเป็น Jane of All Trades (ฉันทำการตลาดนิดหน่อยการรับงานการเขียน ฯลฯ ) ฉันถูกดึงไปในหลาย ๆ ทิศทาง นี่ไม่ใช่ครั้งแรกที่ฉันพบว่าตัวเองอยู่ในสถานการณ์การทำงานที่ไม่มีโครงสร้าง แต่เรียกร้อง แต่เป็นครั้งแรกที่ฉันจัดการกับสถานการณ์ด้วยความสง่างาม ฉันอยู่ที่นั่นแค่วันเดียว - จริง ๆ ครึ่งวัน - ก่อนที่พวกเขาจะให้ฉันเชื่อมั่นในการทำงานกับเอกสารที่สำคัญที่สุดของพวกเขาและใช้เวลาประมาณหนึ่งเดือนก่อนที่ฉันจะสามารถควบคุมงานทุกด้านได้

ความลับของฉัน? ฉันออกแบบตารางและไม่ว่าจะติดอยู่กับอะไร นี่คือวิธีที่ฉันทำ คุณสามารถใช้เทคนิคเหล่านี้เพื่อสร้างตารางสำหรับตัวคุณเองที่บ้าน

ทำการสังเกต

สิ่งแรกที่ฉันทำเมื่อเริ่มงานคือการสังเกตสิ่งที่เกิดขึ้นรอบตัวฉัน งานของฉันมาจากไหน ฉันได้งานนี้มาบ่อยแค่ไหน? กำหนดเวลาอะไร

สิ่งที่ฉันกำลังมองหาและพยายามที่จะตามล่าคือภารกิจประจำ - งานที่ฉันโปรดปรานที่สุดในโลกเพราะเมื่อคุณทำอะไรสักอย่างหนึ่งยี่สิบยี่สิบร้อยครั้งคุณก็สามารถเชี่ยวชาญได้

เขียนทุกอย่างลง ไม่ทิ้งอะไรเลย

ขณะที่ฉันกำลังสังเกตฉันก็กำลังจดบันทึกอยู่ ฉันรู้ว่าฉันได้รับงานจากเจ้านายและผู้จัดการอีกประมาณครึ่งโหลก็ค่อนข้างสุ่ม ฉันไม่เคยรู้ว่าสิ่งที่กำลังจะมาหรือเท่าไหร่ ฉันยังมีงานการตลาดอย่างต่อเนื่องที่ฉันรู้ว่าจะต้องจัดการล่วงเวลาด้วยเพราะฉันสังเกตว่าไม่มีใครติดตามความก้าวหน้าของฉันในเรื่องนี้ จากนั้นมีรายงานหลักสองรายงานที่ครบกำหนดชำระรายเดือน บิงโก! นี่คือสิ่งที่ฉันกำลังมองหา - งานประจำ งานประจำเป็นสิ่งที่ยอดเยี่ยมในการสร้างตารางงาน

ทำรายการ.

หลังจากการสังเกตของฉันฉันเริ่มร่างสิ่งที่ฉันเรียกว่า "แดชบอร์ด" หรือ "รายชื่อหลัก" ในรายการนี้ฉันทำลายความรับผิดชอบทั้งหมดของฉัน ฉันทำตามปรัชญาที่ฉันใช้กับการจัดเก็บ: ใช้หมวดหมู่กว้าง ๆ ในการจัดเก็บเนื่องจากง่ายต่อการค้นหาเอกสารในไฟล์ขนาดใหญ่หนึ่งไฟล์แทนที่จะเรียงลำดับไฟล์ขนาดเล็ก 10 ไฟล์

งานมาจากหลายคนจากนั้นฉันก็มีงานของตัวเองและทั้งสองรายงาน เนื่องจากงานที่มอบหมายนั้นไม่เชื่อมโยงกันฉันจึงรวม เจ้านายมีหมวดหมู่ของตัวเองที่ด้านบนสุดของรายการของฉัน ฉันรวมผู้จัดการทั้งหมดไว้ในหมวดหมู่เดียว โครงการส่วนบุคคลของฉันเป็นอีกโครงการหนึ่งและรายงานอยู่ภายใต้หมวดหมู่เดียวที่ด้านล่างของรายการเพราะเป็นรากฐาน นี่คือความรับผิดชอบหลักของฉัน เมื่อฉันมีสิ่งที่น่าสนใจ 20 อย่างที่ต้องทำและโทรศัพท์ดังขึ้นและอีเมลของฉันก็กระโดดมันก็รู้สึกดีที่รู้ในท้ายที่สุดว่าฉันต้องรับผิดชอบในสี่สาขาหลักแม้ว่าในตอนแรกมันจะรู้สึกเหมือน 100!

ทำตาราง

เมื่อฉันอยู่กับ บริษัท เป็นเวลาหนึ่งเดือนเต็มฉันสามารถร่างรายละเอียดงานทั่วไปตามความรับผิดชอบหลักที่ฉันมีได้ ฉันใช้ข้อมูลนี้เพื่อพัฒนาตาราง ทุกชั่วโมงของวันของฉัน (เมื่อฉันไม่ได้อยู่ในการประชุม) ถูกกำหนดให้เป็นหนึ่งในความรับผิดชอบของฉัน ตัวอย่างเช่นฉันจะกำหนดเวลาที่กำหนดให้ทำงานกับรายงานทุกวันเป็นเวลาหนึ่งชั่วโมงหรือมากกว่านั้น เมื่อฉันทำงานเกี่ยวกับรายงานฉันไม่ได้ทำงานด้านการตลาดหรืออย่างอื่น สิ่งเดียวที่จะดึงฉันออกจากสิ่งที่ฉันกำหนดไว้คือคำขอจากเจ้านายหรือเหตุฉุกเฉินร้ายแรง และหากมีการหยุดชะงักฉันจะจัดการกับมันและจากนั้นกลับไปที่การทำงานกับรายงานอีกครั้ง

ด้วยการทำงานในลักษณะนี้ - โดยการกำหนดงานเฉพาะให้กับกรอบเวลาที่เฉพาะเจาะจง - ฉันสามารถทำงานทั้งหมดให้เสร็จได้ นอกจากนี้สิ่งที่ฉันทำคือเปลี่ยนรายละเอียดงาน / พื้นที่ของรายการความรับผิดชอบเป็นรายงานสถานะที่ฉันจะส่งอีเมลไปยังผู้มีส่วนได้เสียทุกวันเพื่อให้พวกเขารู้ว่าฉันอยู่ที่ไหนในโครงการทั้งหมดของฉัน

ติดมัน!

ฉันยังคงใช้สไตล์การทำงานนี้เมื่อฉันเขียนที่บ้าน ฉันทำลายวันทำงานของฉันด้วยการเผยแพร่หรือเว็บไซต์ ฉันกำหนดตารางเวลาเพื่ออุทิศให้กับโครงการที่เฉพาะเจาะจงและหากไม่มีเหตุฉุกเฉินร้ายแรงขึ้นฉันไม่เปลี่ยนทิศทางจากกำหนดการ

ตัวอย่างเช่นวันอื่น ๆ ที่ฉันกำลังทำงานกับบทความ coffebreakblog (ตามตารางเวลาของฉัน) เมื่อฉันสังเกตเห็นอีเมลที่ฉันรออยู่ในกล่องจดหมายของฉัน ฉันถูกล่อลวงให้เปิดอีเมลอย่างไรก็ตามมันเป็นบทความที่ฉันเขียนมาเพื่อ ต่าง เว็บไซต์ไม่ใช่ coffebreakblog ฉันได้ทำงานตามกำหนดเวลาสำหรับเว็บไซต์นั้นมาก่อนหน้านี้ในวันนั้นและไม่ได้กำหนดให้ทำงานอีกครั้งจนถึงวันถัดไป แม้ว่าฉันจะต้องการเปิดอีเมลจริง ๆ แต่ฉันก็งดเว้นและทำงานต่อไปที่ฉันได้ทำไป

ฉันไม่ได้เปิดอีเมลที่คาดไว้จนกระทั่ง 12 ชั่วโมงต่อมาเมื่อฉันถูกกำหนดให้ทำ

อาจมีบางครั้งที่คุณมีกำหนดจะทำงานในโครงการ แต่ไม่สามารถรออะไรและไม่สามารถเดินหน้าต่อไปจนกว่าคุณจะได้รับ ในกรณีนี้ฉันทำบางสิ่งที่เกี่ยวข้องกับโครงการ หากฉันไม่สามารถทำงานในเนื้อของโครงการฉันสามารถทำความสะอาดได้ตลอดเวลา ฉันสามารถเริ่มรวบรวมใบแจ้งหนี้ได้ฉันสามารถระดมความคิดอื่น ๆ เพื่อขว้างกับบรรณาธิการในอนาคตฉันสามารถทำให้ไฟล์คอมพิวเตอร์ของฉันตรงขึ้น

ผู้เชี่ยวชาญหลายคนที่มีความรับผิดชอบหลายคนมักพบว่าตนเองไม่แน่ใจในสิ่งที่ควรทำในช่วงเวลาใดก็ตามการมีตารางช่วยให้คุณตัดสินใจได้อย่างยากลำบาก หากไม่มีเหตุฉุกเฉินคุณเพียงแค่ทำสิ่งต่อไปตามกำหนดเวลาของคุณ