วิธีง่ายๆในการจัดระเบียบเอกสารสำคัญของคุณ

• อาจ 7, 2024

ไม่กี่สัปดาห์ที่ผ่านมามันเกิดขึ้นกับฉันว่าถ้าฉันต้องออกจากบ้านในกรณีฉุกเฉินฉันจะไม่สามารถหยิบเอกสารที่สำคัญที่สุดอย่างรวดเร็วและง่ายดายเช่นเอกสารการประกันข้อมูลบัญชีการเงินทั่วไปและอื่น ๆ สิ่งที่ฉันต้องการหากเกิดภัยพิบัติจริง ฉันก็ตระหนักว่ามันจะไม่ง่ายสำหรับผู้อื่นในการค้นหาข้อมูลนี้หากฉันไม่สามารถทำสิ่งใด ๆ ได้

ไม่ใช่ว่าเอกสารของฉันไม่ได้จัดโดยทั่วไป แต่เอกสารสำคัญนั้นเป็นส่วนหนึ่งของระบบที่มีขนาดใหญ่กว่าและไม่ใช่ระบบพกพาทั้งหมด (ฉันไม่คิดจะม้วนลิ้นชักเก็บเอกสารออกถ้าฉันหนีออกจากบ้าน) ดังนั้นฉันดีใจที่เจอผลิตภัณฑ์ที่สัญญาว่าจะทำให้เจ็บปวดในการจัดระเบียบเอกสารสำคัญของฉัน: Securita Vital Records PortaVault ฉันนำไปทดสอบและนี่คือสิ่งที่ฉันคิด

มันคืออะไร
PortaVault เป็นระบบที่ประกอบด้วยตัวเคสผ้าใบซิป, ตัวยึดสามห่วง, ตัวแบ่งส่วนพร้อมข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งที่เก็บในแต่ละหมวดหมู่, ปลอกป้องกันเอกสารพลาสติก, ฉลากที่พิมพ์เพื่อระบุสิ่งที่คุณใส่ในแขน, ผ้าใบขนาดเล็ก กระเป๋าและแบบฟอร์มที่พิมพ์ล่วงหน้าพร้อมพื้นที่สำหรับข้อมูลเช่นการติดต่อฉุกเฉินประวัติสุขภาพและการวางแผนภัยพิบัติ สารยึดเกาะยังมีสายสะพายไหล่และพลาสติก "เสื้อกันฝน" ด้วย

มันทำงานอย่างไร
PortaVault มีวัตถุประสงค์เพื่อเก็บรักษาสิ่งต่าง ๆ เช่นพินัยกรรมสูติบัตรข้อมูลบัญชีการเงินนโยบายการประกันและข้อมูลการสั่งยาโดยสรุปสิ่งใดก็ตามที่คุณอาจจำเป็นต้องใช้ในกรณีฉุกเฉินหรืออื่น ๆ อาจจำเป็นถ้าคุณไร้ความสามารถ ตัวแบ่งส่วน - การวางแผนและการติดต่อการระบุและประวัติครอบครัวสุขภาพ & การแพทย์การเงินและทรัพย์สินการประกันภัยและการวางแผนและภาษีที่ดิน - ให้แนวทางเกี่ยวกับเอกสารที่ควรไปในแต่ละส่วนความถี่ในการอัพเดทบันทึกของคุณ และวิธีการตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณพร้อมในกรณีฉุกเฉิน

ในขณะที่คุณจัดเก็บเอกสารในปลอกป้องกันของ PortaVault คุณจะต้องเพิ่มฉลากที่พิมพ์ไว้ล่วงหน้าลงในปลอกหุ้มแต่ละอันเพื่อระบุว่ามีอะไรอยู่ในนั้น (มีป้ายกำกับที่ปรับแต่งได้เช่นกันสำหรับสิ่งที่ไม่ได้รับการพิจารณาในรุ่นก่อนพิมพ์) นอกจากนี้ยังควรกรอกแบบฟอร์มในแต่ละส่วนเพื่อให้ข้อมูลที่อาจกระจัดกระจาย - ประวัติทางการแพทย์การติดต่อที่สำคัญ ตัวเลขรายการของมีค่าและของสะสมของคุณและอื่น ๆ - ถูกเก็บไว้ในที่เดียว

ใช้เวลานานเท่าใด
ฉันใช้เวลากว่าสองชั่วโมงในการทำความคุ้นเคยกับระบบการอ่านตัวแบ่งส่วนและคำแนะนำอื่น ๆ กรอกแบบฟอร์มและถ่ายโอนสิ่งต่าง ๆ ไปยังแขนป้องกันแผ่นเสียงและติดฉลากพวกเขา หากคุณใช้ระบบสำหรับบันทึกของทั้งครอบครัวคุณอาจต้องใช้เวลาเพิ่มขึ้นเล็กน้อยเช่นเดียวกับที่คุณทำหากเอกสารของคุณไม่อยู่ในลำดับที่ดีพอเมื่อคุณเริ่มต้น แน่นอนคุณสามารถตั้งค่าระบบทีละเล็กละน้อยในแต่ละสัปดาห์และอาจไม่ใช้เวลามากกว่า 15-30 นาทีต่อวัน

ทำไมฉันถึงชอบมัน
ฉันไม่ได้เป็นแฟนตัวยงของระบบจัดเก็บเอกสารทั่วไป อย่างไรก็ตาม PortaVault เป็นข้อยกเว้นของกฎ (และสำหรับบันทึกฉันไม่มีส่วนได้เสียในผลิตภัณฑ์หรือ บริษัท แม่ของมัน) สำหรับผู้เริ่มต้นเนื่องจากมีหมวดหมู่น้อยกว่าที่นี่มากกว่าระบบจัดเก็บข้อมูลอื่น ๆ ฉันพบว่าใช้ง่ายกว่าและน่าผิดหวังน้อยกว่า ฉันชอบความจริงที่ว่า "แทนที่" คำแนะนำมาตรฐานในการจัดเก็บสิ่งต่าง ๆ ได้ง่าย: หากคุณคิดว่าข้อมูลบัญชี IRA ของคุณควรไปที่ด้านการเงินและทรัพย์สินมากกว่าการวางแผนภาษี & อสังหาริมทรัพย์วางไว้ที่นั่นและจดบันทึก แบบฟอร์มตัวระบุเอกสารของระบบ

ฉันรู้สึกประทับใจกับความสนใจของ PortaVault ในรายละเอียดเล็ก ๆ (แต่อาจสำคัญ) ปลอกป้องกันเอกสารอยู่ที่ขอบด้านนอกซึ่งทำให้ง่ายต่อการจัดเก็บเอกสารขนาดใหญ่โดยไม่ต้องงอแขนที่ด้านข้าง เครื่องผูกดึงออกจากเคสผ้าใบเพื่อให้ใช้งานได้ง่าย แบบฟอร์มที่พิมพ์ล่วงหน้านั้นตรงไปตรงมาและสมเหตุสมผล เคสซิปขนาดเล็ก (ซึ่งตัวคลิปเข้าไปในแฟ้ม) เป็นจุดที่ดีสำหรับคีย์พิเศษเงินสดซิปไดรฟ์คอมพิวเตอร์และรายการเล็ก ๆ อื่น ๆ ที่สูญเสียได้ง่าย และตัวเรือนที่ใหญ่กว่านั้นก็รูดซิปอย่างสมบูรณ์ก็คือกันน้ำและมีด้ามจับที่แข็งแรงตามแนวกระดูกสันหลัง

บันทึกย่อสุดท้าย
เช่นเดียวกับระบบอื่น ๆ PortaVault ต้องการความพยายาม: คุณต้องใช้เวลาในการรวบรวมเอกสารของคุณกรอกแบบฟอร์มและเก็บข้อมูลในระบบที่ทันสมัย ท้ายที่สุดการคว้าแฟ้มที่เต็มไปด้วยข้อมูลที่ล้าสมัยและไม่ถูกต้องจะทำให้คุณทำได้ดีเพียงเล็กน้อยคุณต้องแน่ใจว่า PortaVault อยู่ในที่ที่ปลอดภัยและเข้าถึงได้ง่าย - ทุกคนในบ้านรู้จักกันดี ถ้ามันซ่อนตัวอยู่ด้านหลังตู้เสื้อผ้าหรือซ่อนอยู่ในจุดเดียวที่คุณรู้มันจะยากกว่ามากที่จะได้รับเมื่อจำเป็น

เมื่อฉันพยายามทำให้ระบบติดตั้งและวางไว้ในที่ที่เหมาะสมฉันพบว่ามีน้ำหนักมากจากไหล่ของฉัน ฉันหวังว่าแผ่นดินไหวไฟไหม้หรือภัยพิบัติอื่น ๆ จะไม่ทำให้ฉันหนีจากบ้านไปสักพักหนึ่งหรือว่าฉันไร้ความสามารถ แต่ถ้าสิ่งเหล่านี้เกิดขึ้นฉันรู้ว่าเอกสารที่สำคัญที่สุดของฉันเป็นระเบียบและพร้อมจะไป นั่นเป็นความรู้สึกของความสงบและความพึงพอใจฉันขอแนะนำ

หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ PortaVault โปรดไปที่ //www.securitaonline.com/products.htm