การจัดการรายชื่อ - Excel
Excel มีเครื่องมือที่ทรงพลังสำหรับการจัดการรายการ ด้วยเครื่องมือเหล่านี้คุณสามารถ:
•เรียงลำดับ
•ตัวกรอง
•ค้นหา
•ตรวจสอบรายการ
•สร้างผลรวมย่อย
•จัดหมวดหมู่โดยใช้กลุ่มและโครงร่าง
•สรุปการใช้ Pivot Tables

กล่าวโดยย่อเครื่องมือเหล่านี้เป็นเครื่องมือสำหรับการวิเคราะห์ข้อมูลของคุณอย่างมีประสิทธิภาพและมีความหมาย อย่างไรก็ตามโปรดทราบว่า Excel ไม่ใช่เครื่องมือการจัดการฐานข้อมูลดังนั้นการใช้งานนั้นควร จำกัด เฉพาะการจัดการรายการข้อมูล

เช่นเดียวกับฐานข้อมูลรายการ Excel ถูกจัดเรียงเป็นแถวที่แสดงถึงการบันทึกข้อมูลและคอลัมน์ที่แสดงเขตข้อมูลที่มีแต่ละระเบียนในรายการที่มีข้อมูลที่คล้ายกัน มีมาตรฐานบางอย่างที่ควรนำไปใช้กับรายการ Excel เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของเครื่องมือข้อมูลดังต่อไปนี้:

•เริ่มต้นแต่ละรายการใหม่บนแผ่นงานแยกต่างหาก
•หลีกเลี่ยงการใส่ข้อมูลที่ไม่ใช่รายการลงในแผ่นงานรายการ เมื่อจำเป็นต่อความถูกต้องของรายการให้วางข้อมูลสำคัญด้านบนหรือด้านล่างของรายการโดยมีแถวว่างอย่างน้อยหนึ่งแถวระหว่างรายการและข้อมูลอื่น ๆ
•เริ่มต้นรายการโดยเพิ่มป้ายชื่อคอลัมน์ เลือกสไตล์ที่จัดรูปแบบที่แตกต่างกันซึ่งรูปแบบข้อมูลเพื่อให้ Excel สามารถตีความขอบเขตรายการ
•อย่าแยกข้อมูลจากป้ายชื่อคอลัมน์โดยการแทรกแถวว่างหรือโดยใช้แถวที่มีเส้นประเครื่องหมายดอกจันหรือสัญลักษณ์ที่ไม่ใช่ข้อมูลชนิดอื่น ๆ .. ใช้คุณลักษณะการจัดรูปแบบเส้นขอบเซลล์เพื่อแยกความแตกต่างระหว่างคอลัมน์ เลเบลและข้อมูล
•แต่ละคอลัมน์ควรมีข้อมูลประเภทเดียวกันสำหรับแต่ละระเบียนในรายการของคุณ
•อย่าผสมประเภทข้อมูลในคอลัมน์ ตัวอย่างเช่นข้อมูลทางการเงินทั้งหมดควรป้อนเป็นตัวเลขและจัดรูปแบบตามที่ต้องการบางรายการไม่ควรใช้ข้อความเช่น "สองดอลลาร์"
•อย่าแทรกแถวหรือคอลัมน์ว่างในรายการของคุณ Excel ตีความขอบเขตรายการโดยใช้แถวและคอลัมน์ว่างเป็นขีด จำกัด ที่กำหนด
•จัดเรียงข้อมูลในคอลัมน์โดยใช้เครื่องมือการจัดตำแหน่งของ Excel เช่นการจัดกึ่งกลางการจัดแนวซ้ายและขวาและเครื่องมือเยื้อง ช่องว่างนำหน้าและต่อท้ายในเซลล์ข้อมูลจะส่งผลกระทบต่อคุณลักษณะการเรียงลำดับและการกรอง
•ใช้คำสั่งรวมย่อยกลุ่มและเค้าร่างเพื่อสร้างตัวแบ่งหมวดหมู่ภายในข้อมูลของคุณ อย่าแทรกแถวผลรวมย่อยด้วยตนเองหรือใช้แถวว่างเพื่อสร้างตัวแบ่งหมวดหมู่

เมื่อสร้างรายการของคุณแล้วคุณสามารถเพิ่มข้อมูลลงในรายการด้านล่าง Excel จะขยายสูตรและจัดรูปแบบเป็นข้อมูลใหม่ตราบใดที่สามแถวก่อนหน้ามีเช่นสูตรและการจัดรูปแบบ เป็นการดีที่สุดที่จะเพิ่มข้อมูลลงในรายการด้านล่างและรีสอร์ตหรือรีฟิลเตอร์ตามต้องการ คุณจะต้องลบผลรวมย่อยการจัดกลุ่มหรือการกรองใด ๆ ก่อนที่จะหันมาใช้รายการของคุณหลังจากเพิ่มระเบียนใหม่ เมื่อข้อมูลใหม่ได้รับการรวบรวมและจัดเรียงอย่างเหมาะสมแล้วคุณสามารถนำผลรวมย่อยการจัดกลุ่มหรือการกรองที่ต้องการ

การจัดการรายการเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ทรงพลังที่สุดที่ Excel มอบให้แก่ผู้ใช้ การเรียนรู้ที่จะจัดระเบียบข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดเพื่อใช้ประโยชน์จากเครื่องมือที่มีให้นั้นคุ้มค่ากับเวลา

คำแนะนำวิดีโอ: ทำตารางรายชื่อนักเรียน ด้วยexcel เบื้องต้น (มีนาคม 2024).