เกี่ยวกับหมวดหมู่ของ Outlook

• เมษายน 20, 2024

การใช้หมวดหมู่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการรักษาสภาพแวดล้อม Outlook ของคุณให้เป็นระเบียบโดยไม่ต้องสร้างโฟลเดอร์มากมาย โดยใช้หมวดหมู่คุณสามารถเก็บรายการทั้งหมดไว้ในโฟลเดอร์เดียว แต่จัดกลุ่มรายการตามหมวดหมู่ไว้ด้วยกัน (ยกเว้นรายการอีเมล) เมื่อกำหนดหมวดหมู่แล้วคุณยังสามารถค้นหาเรียงลำดับและกรองรายการตามหมวดหมู่ ตัวอย่างเช่น: คุณอาจมีชุดอีเมล (ส่งและรับ) ผู้ติดต่องานการนัดหมายและบันทึกย่อทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับโครงการเดียวกัน ด้วยหมวดหมู่คุณสามารถดึงพวกเขาทั้งหมดเข้าด้วยกันเพื่อดูภาพรวม

หมวดหมู่หลัก
Outlook มีรายการหมวดหมู่ต้นแบบเริ่มต้นที่คุณสามารถเพิ่มหมวดหมู่ของคุณเองเพื่อให้เหมาะกับความต้องการส่วนบุคคลของคุณ คุณสามารถค้นหารายการหมวดหมู่หลักภายใต้คำสั่งเมนูแก้ไข / หมวดหมู่ ใช้ปุ่มหมวดหมู่หลักในหน้าต่างหมวดหมู่เพื่อเพิ่มและลบหมวดหมู่ในรายการหมวดหมู่หลัก เมื่อคุณลบหมวดหมู่ออกจากรายการหมวดหมู่หลักรายการที่กำหนดให้กับหมวดหมู่จะยังคงไม่เปลี่ยนแปลง คุณสามารถจัดกลุ่มรายการเหล่านั้นต่อได้โดยใช้หมวดหมู่ที่ถูกลบ

แนวปฏิบัติที่ดีคือการกำหนดหมวดหมู่หนึ่งหมวดหมู่ขึ้นไปให้กับรายการ Outlook ของคุณโดยเลือกหมวดหมู่จากรายการหมวดหมู่หลัก คุณสามารถพิมพ์หมวดหมู่ในฟิลด์หมวดหมู่ของรายการของคุณได้ แต่ส่วนใหญ่คุณจะไม่อ้างถึงหมวดหมู่ในลักษณะเดียวกันสำหรับแต่ละรายการซึ่งจะเป็นการเอาชนะวัตถุประสงค์ในการใช้งาน

ตัวอย่างเช่นรายการแรกที่คุณต้องการจัดประเภทคุณพิมพ์ MS Office ไม่กี่วันต่อมาคุณมีรายการใหม่สำหรับหมวดหมู่เดียวกันนั้น ครั้งนี้คุณพิมพ์ Microsoft Office Outlook ตีความว่านี่เป็นหมวดหมู่ใหม่

การใช้รายการหมวดหมู่หลักช่วยให้มั่นใจได้ว่ามีความสอดคล้องและหลีกเลี่ยงการสะกดคำผิด

การกำหนดหมวดหมู่ให้กับรายการ
คุณสามารถกำหนดหมวดหมู่หนึ่งรายการขึ้นไปให้กับรายการประเภท Outlook ใดก็ได้ ด้วยข้อยกเว้นของแบบฟอร์มข้อความอีเมลคุณจะเห็นฟิลด์และปุ่มหมวดหมู่ในทุกรูปแบบ Outlook ในการกำหนดหมวดหมู่ให้กับรายการอีเมลคุณต้องไปที่ตัวเลือกอีเมลเพื่อค้นหาฟิลด์หมวดหมู่

ในการกำหนดหมวดหมู่ระหว่างการสร้างรายการให้คลิกที่ปุ่มหมวดหมู่บนแบบฟอร์ม (หรือปุ่มตัวเลือกในรายการอีเมล) และทำเครื่องหมายทุกหมวดหมู่ในรายการหมวดหมู่หลักที่ใช้ จากนั้นคลิกที่ตกลง เปิดรายการที่มีอยู่ใด ๆ และดำเนินการตามที่อธิบายไว้ข้างต้นเพื่อเพิ่มหมวดหมู่หลังจากการสร้าง

คุณสามารถกำหนดหมวดหมู่เพื่อทวีคูณรายการในรายการ เลือกรายการทั้งหมดที่คุณต้องการกำหนดหมวดหมู่เดียวกัน คลิกขวาที่การเลือกสีน้ำเงินและเลือกหมวดหมู่จากเมนูทางลัด ตรวจสอบทุกประเภทที่เกี่ยวข้อง จากนั้นคลิกที่ตกลง

ลบหมวดหมู่จากรายการ

เปิดรายการที่คุณต้องการลบหมวดหมู่ คลิกที่ปุ่มหมวดหมู่และลบเครื่องหมายถูกเลือกออกจากหมวดหมู่ที่คุณต้องการลบ คุณสามารถลบหมวดหมู่ออกจากหลายรายการในรายการโดยเลือกกลุ่มรายการล่วงหน้า เลือกหมวดหมู่จากเมนูทางลัดคลิกขวา; ยกเลิกการเลือกหมวดหมู่ที่คุณต้องการลบ จากนั้นคลิกที่ตกลง

ค้นหารายการทั้งหมด

ใช้คำสั่งค้นหาขั้นสูงจากเมนูแก้ไขเพื่อค้นหารายการทั้งหมดในหมวดหมู่ ในกล่องโต้ตอบการค้นหาขั้นสูง:

- เลือก“ รายการ Outlook ชนิดใดก็ได้” จากรายการดร็อปดาวน์สำหรับค้นหา
- ตรวจสอบว่าโฟลเดอร์ส่วนบุคคลปรากฏในช่อง: ใน Outlook จะค้นหาโฟลเดอร์ทั้งหมดที่คุณมีในโฟลเดอร์ส่วนบุคคล คุณสามารถคลิกที่เบราส์เพื่อ จำกัด การค้นหาของคุณไปยังโฟลเดอร์ที่เลือก
- คลิกที่แท็บตัวเลือกเพิ่มเติม
- คลิกที่ปุ่มหมวดหมู่
- เลือกหมวดหมู่ที่คุณต้องการค้นหา
- คลิกที่ตกลง

รายการทั้งหมดที่มีหมวดหมู่ที่คุณเลือกจะปรากฏในหน้าต่างค้นหา คุณสามารถเปิดดูรายละเอียดได้โดยดับเบิลคลิกที่รายการที่คุณต้องการเปิด

คุณสามารถบันทึกการค้นหาของคุณเพื่อเรียกคืนได้ในภายหลัง คลิกที่ไฟล์ / บันทึกการค้นหาเลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการจัดเก็บการค้นหาตั้งชื่อไฟล์แล้วคลิกที่บันทึก ประเภทของไฟล์ควรเป็น Office Saved Search และไฟล์จะมีนามสกุลไฟล์เป็น. oss หากต้องการเปิดการค้นหาที่บันทึกไว้ให้คลิกที่ไฟล์ / เปิดการค้นหาค้นหาการค้นหาที่คุณต้องการเปิดเลือกและคลิกที่ตกลง ระหว่างกิจกรรมเปิด Outlook จะดำเนินการค้นหาใหม่ตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้ในการค้นหาที่บันทึกไว้

การพิมพ์รายการทั้งหมดในหมวดหมู่

หลังจากดำเนินการค้นหาคุณสามารถพิมพ์รายการทั้งหมดที่พบ เลือกไฟล์ทั้งหมดในหน้าต่างค้นหา (แก้ไข / เลือกทั้งหมดหรือโดยใช้การเลือกเมาส์) คลิกขวาที่พื้นที่เลือกสีน้ำเงินแล้วเลือกพิมพ์จากเมนูทางลัด

เลือกสไตล์การพิมพ์ที่คุณต้องการ:

- สไตล์ตารางพิมพ์เฉพาะรายการที่พบ
- สไตล์บันทึกช่วยจำพิมพ์เนื้อหาของรายการ

เลือกตัวเลือกการพิมพ์อื่น ๆ ตามต้องการ จากนั้นคลิกที่ปุ่มพิมพ์เพื่อส่งเอกสารไปยังเครื่องพิมพ์

หากคุณเป็นผู้ใช้ Outlook ที่ใช้งานอยู่และใช้คุณสมบัติส่วนใหญ่นอกเหนือจากอีเมลให้พิจารณาใช้หมวดหมู่เพื่อจัดระเบียบรายการ Outlook ของคุณ

คำแนะนำวิดีโอ: การตรวจสอบอาคาร 9 ประเภทราคาถูก (เมษายน 2024).